Der Landkreis Zwickau ist einer der stärksten Wirtschaftsstandorte in den neuen Bundesländern. Aufgrund seiner landschaftlichen Vielfalt und seines kulturellen Erbes ist er einer der attraktivsten Lebensräume in Sachsen. Seine breit aufgestellte Bildungslandschaft garantiert eine durchgängige Betreuung und Ausbildung unserer Kinder und Jugendlichen.

Unsere moderne, dienstleistungsorientierte und familienfreundliche Landkreisverwaltung ist Dienstleister für rund 310.000 Bürgerinnen und Bürger sowie 14.000 Unternehmen und freut sich auf Ihre Mitarbeit!

Das Landratsamt Zwickau sucht für den derzeitigen Standort Werdau

eine/einen	Sekretärin/Sekretär (w, m, d)
unter der Kennziffer	285/2024/DI
im	Dezernat Finanzen und Service
in	Vollzeit mit 39 Wochenstunden
Stellenbewertung	Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA
Beschäftigungsdauer	unbefristet
Beschäftigungsbeginn	zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihr Aufgabengebiet:

Sie betreuen das Sekretariat des Dezernenten vom Dezernat Finanzen und Service und arbeiten eng zusammen mit der Sachbearbeiterin Dezernatsleitung.

Ihre Aufgaben sind schwerpunktmäßig folgende:

im Bereich des Vorzimmerdienstes, des Büromanagement und der Kommunikation:
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Telefondienst sowie Vorbereitung von Video- und Telefonkonferenzen
- Termine vereinbaren, organisieren und abstimmen
- Priorisieren von Telefonaten und Terminanfragen
- Festlegungen, Aufträge und Termine überwachen,
- Zuarbeiten anfordern, auswerten und zusammenstellen
- Informations- und Auskunftserteilung
- Erledigung von Schreibaufträgen auf Basis unterschiedlicher Vorlagen (Diktat, Phonodiktat, Stichpunkte und Textbausteine, Teilakten usw.)
- Überarbeitung von Dienstanweisungen und Beschlussvorlagen des Dezernates nach Vorgaben
- Ablage sowie Archivierung von Schreiben, Dokumenten
- Digitalisieren der Bearbeitung von Vorgängen, E-Akte und Workflows organisieren
bezüglich der Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Besprechungen:
- Unterlagen vorbereiten, zusammentragen und zusammen- bzw. bereitstellen
- Teilnahme an Beratungen, Besprechungen, Sitzungen
- protokollieren, fertigen von Mitschriften und/oder Tonaufzeichnungen
- anfertigen von Protokollen und Niederschriften
- einholen erforderlicher Unterschriften
- ablegen, vervielfältigen, versenden der ausgefertigten Exemplare bzw. Dateien
- Ergebnisse weiterbearbeiten (Gesprächstermine organisieren, Beteiligte informieren, Maßnahmenübersichten erstellen und weiterleiten)
zur Bearbeitung der internen und externen schriftlichen Kommunikation gehören:
- Post holen und E-Mails sichten sowie priorisieren
- Eintrag im Postbuch und verteilen entsprechend Festlegungen und Zuständigkeiten
- erstes Bearbeiten der Eingänge (z. B. Zuarbeiten anfordern und überwachen)
- Kontrolle der Wiedervorlagen
- alle Postausgänge der Dezernatsleitung (analog und digital) abschließend lesen, prüfen ggf. korrigieren oder Korrektur veranlassen
in Bezug auf weitere organisatorische Aufgaben:
- Bestellung von Büromaterial, Vordrucke, Toner und Tintenpatronen etc.
- terminliche Überwachung notwendiger Belehrungen
- Meldung durchzuführender Reparaturen (z. B. Kopierer, Geräte)

Unsere Erwartungen:

eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement oder eine andere geeignete kaufmännische Ausbildung
mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung eines Sekretariats, wünschenswert in einer öffentlichen Verwaltung
die Fähigkeit, strukturiert und nach zeitlichen Vorgaben zu arbeiten und Vorgänge zu priorisieren
sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten bei ausgeprägter Serviceorientierung
sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und schreibtechnische Fähigkeiten mit sicherer Anwendung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik (mindestens Niveau C2)
hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
zeitliche Flexibilität (Bereitschaft zur Anpassung der Arbeitszeit an dienstliche Bedürfnisse)
sicheres, höfliches und wertschätzendes Auftreten sowie Zuverlässigkeit, Loyalität und absolute Diskretion
sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen für eine zunehmend digitale Büro-, Termin- und Aufgabenorganisation
Pkw-Führerschein und Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des Privat-Pkw

Wir bieten Ihnen:

eine unbefristete Einstellung mit tarifgerechter Vergütung einschließlich Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
die Einarbeitung durch fachkundige Kolleginnen und Kollegen
ein offenes, transparentes Umfeld und das Angebot die Arbeit mitzugestalten
die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u. a. durch flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
attraktive übertarifliche Arbeitgeberleistungen in Form von steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschüssen zum Job-Ticket, zu Kinderbetreuungskosten, zu Gesundheitskursen oder zur betrieblichen Altersversorgung sowie die Möglichkeit zum Fahrradleasing
betriebliche Altersvorsorge (ZVK) bei Anstellung nach TVöD und Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
Angebot der arbeitsmedizinischen Vorsorge

Im Interesse der in der Landkreisverwaltung Zwickau angestrebten Chancengleichheit in allen Bereichen des Berufslebens, sind Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts gleichermaßen erwünscht. Die im Text verwandte Schreibform dient allein der Vereinfachung und steht für die geschlechtsneutrale Bezeichnung des Berufs.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen und diesen Gleichgestellten im Sinne des Sozialgesetzbuches (SGB) IX sind ebenfalls ausdrücklich willkommen. Ein entsprechender Nachweis der Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung ist den Bewerbungsunterlagen beizufügen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann reichen Sie bitte Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Schul- und Abschlusszeugnisse mit Notenspiegel, Qualifikationsnachweise, lückenlose Arbeitszeugnisse und dienstliche Beurteilungen) über unser elektronisches Bewerberportal ein. Aufgrund dessen, dass die Amtssprache in unserer Behörde deutsch ist, erwarten wir Bewerbungsunterlagen in deutscher Sprache. Ausführliche Informationen zu den Bewerbungsmodalitäten finden Sie auch auf unserer Homepage unter: www.landkreis-zwickau.de/bewerber-faq

Bitte sehen Sie von einer Papierbewerbung oder einer Bewerbung per E-Mail ab. Eingesendete Unterlagen können nur zurückgesandt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beiliegt. Bei Fehlen des Rückumschlags werden die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet.

Bewerbungsschluss: 5. Januar 2025

Wir weisen Sie darauf hin, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen im Auswahlverfahren berücksichtigt werden können. Nach Bewerbungsschluss eingehende Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB). Ansonsten kann Ihre Bewerbung im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org/zab. Bewerberinnen/Bewerber aus Nicht-EU-Staaten (Europäischer Wirtschaftsraum und Schweiz ausgenommen) fügen der Bewerbung einen aktuellen Aufenthaltstitel gemäß § 4 Aufenthaltsgesetz bei, welcher die Erwerbstätigkeit ausdrücklich gestattet.

Die Person, die nach Durchführung des Stellenbesetzungsverfahrens für die Einstellung vorgesehen ist, ist verpflichtet ein Behördenführungszeugnis nach § 30 Abs. 5 Bundeszentralregistergesetz beim zuständigen Einwohnermeldeamt zu beantragen und die Erstellungskosten zu tragen. Es ist nicht notwendig, bereits den Bewerbungsunterlagen ein Führungszeugnis beizufügen.

Ihre Bewerbungsdaten werden im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), dem Sächsischen Datenschutzgesetz (SächsDSG) und dem Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetz (SächsDSDG) verarbeitet. Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Landratsamt Zwickau im Rahmen des Auswahlverfahrens. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber/innen datenschutzkonform vernichtet. Die ausführlichen Datenschutzhinweise finden Sie auf unserer Homepage unter: www.landkreis-zwickau.de/datenschutz.